河南理工大学学生档案管理办法

（试  行）

第一章  总  则

   第一条 为了进一步规范学校学生档案管理，确保学生档案的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高校档案管理办法》和《河南省档案管理条例》等法律法规的有关规定，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的学生档案是指我校普通高招全日制本科生和专科生的个人档案，内容包括学生在各个学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种表格以及党、团组织材料和奖惩材料等。

第三条  学生处是学生档案的管理部门，负责制定学生档案管理办法并组织实施。各学院是学生档案管理工作的责任部门，具体负责本学院学生档案的管理工作。各学院分管学生工作的院领导对本学院学生档案管理工作负领导责任。学院应设立档案室，安排专人负责组织实施学生档案的收集、整理、保管、借阅、查询、转递、发送等日常管理工作。

第四条  学生档案是学生在校学习期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料，是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据。各个学院及相关单位要制定切实可行的管理办法，扎实做好学生档案的管理工作。学生处要加强对各学院学生档案管理工作的业务指导和监督，定期对各学院的学生档案管理工作进行检查，并组织开展各种档案管理培训活动。

第二章  学生档案的归档范围

第五条 本、专科生入学前档案材料的归档范围：

1.报考录取材料:普通高等学校招生报名登记表、志愿信息表、考生体检表、高中毕业生学籍表或高中毕业生登记表等；

2.专升本学生专科阶段的毕业档案材料；

3.加入中国共产党、共青团的材料；

4.社会考生的个人档案及报考材料；

5.其它有关重要材料。

第六条 学生在校期间档案材料的归档范围：

1.招生录取材料：新生电子档案、录取通知书、准考证、入学体检表、入学登记表等。

2.学籍材料：学籍登记表及学籍变更的证明材料；

3.学习材料：主修、副修专业的各科成绩登记表等；

4.学历、学位材料：获学历证书证明材料；

5.毕业材料：毕业生登记表、学年鉴定表、毕业生体检表、毕业生报到证存根等；

6.组织材料：加入中国共产党、共青团的材料；

7.奖励材料：学生在校期间获得的各类表彰奖励和荣誉称号的登记表或证明文件；

8.处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各种处分材料；

9.贷款材料：学生国家助学贷款相关材料。

10.其它有关重要材料。

第三章  学生档案的收集与归档

第七条 教务处：

1.每年6月下旬将本学年度产生的学生教学类奖励、表彰等相关材料送交各学院档案室归档；

2.每年6月下旬向各学院档案室提交学生毕业、结业、肄业名单及获得学士学位学生名单；

3.每年9月将新生入学登记表发放各学院，由各学院负责组织学生填写，并按要求进行归档；

4.毕业生毕业前夕将毕业生成绩单交各学院档案室归档。

第八条 学生处负责于每年6月下旬将本学年度产生的学生管理类奖励、处分等相关材料送交各学院档案室归档。

第九条 校团委负责于每年6月下旬将本学年度产生的团内奖励等材料送交各学院档案室归档。

第十条 其他单位如产生与学生个人相关的重要材料，须于每年6月20日前送交相关学院档案室归档。

第十一条 学院：

1.每年11月1日前按照学校有关规定，完成本、专科新生档案的收交、核对、建档工作，并统一送交学院档案室归档；

2.每年6月底前按照学校有关规定，完成本、专科毕业生档案材料的收集、整理和汇总工作，并统一送交学院档案室归档。

第十二条  对于学生招生、学籍、成绩、毕业等相关重要材料，除向学院档案室转送外，仍需按学校档案科要求报送学校档案科。

第四章  学生档案的归档要求

第十三条 各学院及相关单位归档材料必须是办理完毕的正式文件材料。

第十四条 归档材料必须齐全完整，内容真实，文字清晰，对象明确，手续完备，整理规范，并注明承办单位及时间。凡规定由组织审查的材料，必须有组织审核意见、审核领导签字和审核单位公章。个人文字材料必须有本人签名。

第十五条 学生档案材料若是手写材料，须使用黑色或蓝黑墨水填写并不得涂改。涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处要有经办人的签名并须加盖经办人所在单位公章。

第十六条 所有归档材料要打印归档清单，并由移交人和接交人当面清点归档材料，且须双方签字盖章确认。归档材料要做到种类齐全、数字清楚、手续完备。归档清单一式两份，由学院档案室和归档单位各保存一份。

第十七条 学生档案材料的移交人必须是各单位指派的学生档案工作人员，不能由学生代替。

第十八条 各学院在收交新生档案时，必须认真核实、登记，并办理相关交接手续。新生档案收交齐全后，要及时按规定建档。转专业学生和转学进来学生的档案由转入学院负责收交归档。

第五章 学生档案的日常管理

第十九条  学生档案管理工作要严格遵守国家的有关法律法规，明确岗位职责，强化责任意识，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用。

第二十条 各学院及相关单位要重视学生档案的日常管理工作，由专人负责学生档案材料的收集、整理、汇总和归档工作。

第二十一条 学院档案室对各相关单位移交的档案材料要建立严格的登记制度，严防档案材料丢失。归档材料要及时装入学生本人档案袋，避免错装、混装和漏装现象的发生。

第二十二条 学院档案室应按年级、专业、班级对学生档案进行分类上架，定期进行检查，做到防尘、防火、防盗、防潮、防蛀、防腐，确保学生档案的完整与安全。

第二十三条  要及时将休学和推迟毕业学生的档案归入其所在年级和班级档案中。

第二十四条  被开除学籍、退学、死亡、肄业的学生档案，从办理学籍变更起，相关职能部门要及时向学院档案室下达书面通知单，待办理完相关手续后，由学院档案室将其档案交给学生本人或家长（监护人），并须由双方办理人签字。

第二十五条  学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学院档案室代为保管。刑满释放或解除劳动教养后，档案按有关规定进行移交。

第二十六条  出国不归、退学、开除学籍等未及时提档学生的档案由学院档案室作为遗留档案保管。

第六章 学生档案的查（借）阅

第二十七条  若需查阅、复印、摘抄和拍摄学生档案，必须履行相关登记、审批手续（由学院主管档案工作领导审批）。

第二十八条 任何学生不得查阅本人档案。确因特殊情况个人需要利用档案中有关材料时，须持本人有效证件提出申请，并经学院主管档案工作领导审批、学院档案室同意后，方可查阅、复制、摘抄本人档案。

第二十九条 学生档案原则上不外借。确因单位工作需要外借的，要严格办理登记、审批手续，并按期归还。

第三十条 查(借)阅学生档案，必须严格遵守保密制度和相关阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第七章 学生档案的转递

    第三十一条  毕业生确定就业单位后，学院要及时将已落实工作单位的毕业生的相关档案转送学校毕业生就业服务中心，由毕业生就业服务中心负责将毕业生档案寄送用人单位。在毕业生档案尚未归档、整理完毕之前，考取研究生的毕业生的调档工作由各学院负责；在毕业生档案归档、整理完毕之后，考取研究生的毕业生调档工作由毕业生就业服务中心负责。考取本校研究生的毕业生档案，由研究生处负责接转。

第三十二条 学生档案原则上通过机要渠道转递，必要时可派专人送取。用人单位来校索取该单位签约毕业生档案时，必须持有单位人事或组织部门开具的相关证明及来人身份证件，并做好有关登记交接手续。毕业生本人不得自带本人或他人的档案。

第三十三条  对转递的学生档案，学院档案室要认真填写学生档案转递单，并要对档案转递单存根、回执进行整理、粘贴并打印目录，及时归档保存。

第三十四条 学生毕业离校后，如需查询本人档案的转递去向，由学院档案室负责查询。

第八章  附  则

第三十五条 对工作不负责任，玩忽职守，导致学生档案损坏、丢失或涂改、伪造档案材料造成严重后果的工作人员，学校将依据档案管理的有关法规追究其责任。

第三十六条 本办法自公布之日起执行，由学生工作处负责解释。